Утилизация архивов

В каждой компании со временем накапливаются бумажные архивы. Даже если организация, следуя велениям времени, переходит на электронный документооборот, без бумаг работа не обходится. И конечно, если архив устарел, возникает желание сдать его на переработку: ведь это ценное вторсырье. Можно ли это сделать?

Ни один закон не обязывает компании хранить все документы, накопленные за годы работы. У них истекает срок действия, и их можно и нужно уничтожать с соблюдением процедуры.

Решение об уничтожении документов принимает экспертная комиссия, в которую входит руководитель компании. Она рассматривает, подлежат ли документы уничтожению, и составляет протокол. Также на уничтожение документов надо составить акт. Все эти формальности необходимо соблюдать, чтобы не нарушить нормы закона «Об архивном деле».

Впрочем, закон никак не регламентирует технологию, с помощью которой вы будете уничтожать документы. И здесь есть варианты.

Измельчение. Обычно документы и прочие бумаги компаний измельчают в шредере. Это быстро, для компании это достаточно недорого, а документы, уничтоженные таким способом, нельзя восстановить. Шредеры обычно есть в компании, или же существуют фирмы с мобильными измельчителями.

В архиве компаний нередко бывают документы, которые надо уничтожить полностью и без малейшего шанса на восстановление. Именно поэтому некоторые организации до сих пор сжигают архивы, хотя это совершенно не экологичный метод. Кроме того, для сжигания документов должны быть возможности – особая площадка, где это можно сделать безопасно. Но, если в общем массиве документов есть ламинированные, они не сгорят на 100% и будут выделять токсические вещества.

Когда-то были методы химического уничтожения (если документы секретные) и прессования и утопления, но их использование связано с большими техническими трудностями. Сегодня вы можете сдать бумажные архивы на переработку, выделив бумаги для уничтожения из общей массы документов отдельным актом. Второй акт формируется непосредственно на утилизацию бумаг. Также нужно, чтобы один из сотрудников компании поехал на предприятие и засвидетельствовал, что архивные документы отправлены на переработку.

Сотрудничество с компанией Ecorium будет залогом того, что документы на утилизацию архивов вашей компании будут оформлены верно. Наши специалисты проконсультируют и помогут вам, а вы можете быть уверены в полной конфиденциальности и надежности нашего сотрудничества.